Una fiel auditora del programa Portal Chileno, nos llamó para preguntarnos lo siguiente:
Chiquillos, ustedes que son tan cool, ¿Cómo lo tengo que hacer para mandar un attachment(documento adjunto).
Querida O. R. de A.: Para contestarte esa pregunta hemos elaborado lo siguiente.
Enviando un documento adjunto (Attachment) por email.
Tienes esa foto perfecta para mandar a un amigo, o un documento que tienes que mandar a
una persona, y quieres mandarlo por email. ¿Cómo podemos hacer esto?.
La respuesta es: usando documentos adjuntos eléctrónicos (Atachments).
Los siguientes pasos demuestran como mandar exitosamente un documentos adjuntos electrónico
usando Outlook Express 6. Estos pasos no son muy diferentes de aquellos que usan Outlook
Express 5 u otras versiones anteriores. La mayoria de otros programas de email tambien te permiten enviar
doctos. adjuntos en tu correo, sin embargo, los pasos a seguir pueden diferir de
los descritos abajo..
1. Primero, abre Outlook Express. Click en el botón "Create Mail", mostrado en la figura 1,
para crear un emilio nuevo. La ventana "New Message" aparecerá.
Figura 1
2. Inserte la dirección electrónica de la persona a la cual le estás enviando el correo,
el tema, y tipea el mensaje, tal como lo haces para cualquier otro mensaje.
Ahora estás lista para enviar el docto. adjunto. Click en el botón "Attach", arriba en
la barra de herramientas (toolbar) (con un círculo en la figura 2).
Figura 2
3. Despues de apretar el botón de "Attach", una ventana de diálogo se abrirá y te
permite seleccionar el archivo (File) que tu deseas enviar (Vea Figura 3)
Figura 3
Usualmente se abrirá la carpeta (folder) llamada "My Documents".
Si el archivo (file) que desas enviar está en otro lugar de la computadora, anda
a ese lugar. Por ejemplo, si el archivo está localizado en la carpeta (folder)
"portalChileno", entonces tu cliquearias en la flecha indicando para abajo, al lado
del texto "My Documents" (vea Figura 4), y entonces, click en la carpeta (folder)
llamada "portalChileno" de la lista que ha bajado.
Los nombres de los archivos aparecen en el espacio mas grande.
Figura 4
4. Encuentra el archivo que deseas enviar y click en él para seleccionarlo.
El nombre del archivo que seleccionaste, aparecerá en el espacio al lado del texto
"File Name:" (vea Figura 5). En este ejemplo, el archivo seleccionado se llama
"datosUtiles.doc." Para que el documento adjunto trabaje, debe aparecer el nombre
del archivo en este espacio. Despues, cliquea en el botón de Attach.
Figura 5
5. Despues que has clickeado en el botón de Attach, tu mensaje se mostrará de nuevo
y verás una nueva linea llamada "Attach:" y el nombre del archivo que seleccionaste
se exhibe (vea Figura 6). Este archivo ya está incorporado a la carta.
Figura 6
El número que está despues del nombre del archivo, 29.5 KB in este caso, indica
el tamaño del archivo. La mayoria de los documentos no son muy grandes. Sin embargo,
si estas enviando una foto o película, debes ser cuidadosa porque estos archivos
son generalmente muy grandes o pesados.
Algunos servicios de correo electrónicos no permiten attachments que sean mas grandes de
un cierto tamaño. Por ejemplo, los usuarios de Hotmail no pueden enviar documentos adjuntos de
mas allá de 1 MB.
Nota: 1MB = 1024 KB
6. Para enviar tu email, simplemente click en el botón Send (Enviar). Tu email será
enviado junto con el attachment. Si el attachment es grande (pesado, heavy duty stuff),
puede tomar algunos minutos para que salga todo el emilio, dependiendo sobre todo
en el tipo de conexión que usas. Si usas el sistema de Alta velocidad por el
cable o por el teléfono, saldrá mas rápido que usando el 56K modem. Solo tienes que ser
paciente.
Enviando múltiples Documentos Adjuntos (Attachments)
Puedes enviar mas de un documento adjunto con un email. Simplemente repite los pasos
mencionados arriba por cada documento que deseas agregar. Todos los attachments se
mostrarán en el campo Attach, como se puede ver en el círculo mostrado
en la Figura 7.
Figura 7
Recuerda que hay un límite en el tamaño de los attachments que puedes enviar.
En el caso de múltiples attachments, la suma de todos los archivos te da el
tamaño total. En el ejemplo de abajo, el tamaño total es 329.5 KB.
Ese tamaño está dentro de los márgenes aceptados por la mayoria de los servicios
de correo electrónico.
Si miras abajo a la Figura 8, verás que el tamaño total del attachment está
sobre los 5 MB. Con toda probabilidad que no podrás enviar este mensaje.
Como remover un Attachment
Si has hecho un error y accidentalmente pusiste el archivo equivocado, o si
te das cuenta que el archivo es muy pesado, grande
(como puedes ver abajo en la Figura 8), no temas. No es ningun problema
el remover un archivo ya seleccionado.
Figura 8
Click en el archivo que deseas remover. Este indicará selecccionado.
Despues presiona la tecla Delete (Suprimir)(marcada como Del o Supr).
El archivo seleccionado será removido de la lista.
Abriendo Attachments
Siempre ten mucho ciudado cuando recibas un attachment, incluso cuando es de alguien
a quien tu conoces. La forma más común de expansión de un virus es a través de los
documentos adjuntos. para mantener tu computadora sin virus, siempre toma las
siguientes precauciones:
- Asegúrate que tienes instalado un programa Antivirus en tu computador y
que las definiciones de virus estan al dia. Uno de los mejores programas
de antivirus disponible es
Norton Antivirus.
- Siempre hace Save (Guardar)y escanea el atachment.
- Para Guardar(Save)el attachment a tu Disco Duro (Hard Drive), click
en el attachment con el botón derecho (este usualmente aparece como una linea
llamada Attach abajo del Subject (Sujeto, Tema) y selecciona Save As...
del pop-up menu. Guarda (Save) el attachment en un lugar donde tu puedas encontrarlo
fácilmente, tal como el Desktop (Escritorio)o la Carpeta (Folder) My Documents .
- Ahora anda al archivo guardado(saved) para que puedas escanearlo con tu
programa antivirus. Click con el botón derecho en el Archivo (File), y selecciona
la opción de escaneo. En nuestro ejemplo, Norton Antivirus está instalado,
asi es que seleccionamos la opción Scan with Norton Antivirus.
- Solo cuando el escaneo está completo y tu antivirus no detecta ningun virus,
solo entonces puedes abrir el attachment.
